Klokkenluidersregeling

Algemeen

Op basis van art. 5 Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) moet een accountantskantoor beschikken over een klokkenluidersregeling.

Reikwijdte

Melder: degene die, al dan niet in dienst van Groothedde Accountants en Adviseurs, werkzaamheden verricht voor Groothedde Accountants en Adviseurs een misstand onder deze regeling meldt;

Vertrouwenspersoon: de persoon die door de directie is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling;

Directie Groothedde Accountants en Adviseurs: de heer Drs. A.R.G.P. Doornebosch AA, de heer mr. H.R. Mouw;

Een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Groothedde Accountants en Adviseurs en of haar medewerkers, in verband met: Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

• handelingen die leiden tot strafbare feiten door het accountantskantoor of haar medewerkers;
• alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door het accountantskantoor of haar medewerkers;
• alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door het accountantskantoor of haar medewerkers;
• (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
• (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
• en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding in aanmerking komen.

Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van het accountantskantoor dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis vananonimiteit plaatsvindt.

Procedures

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de directie.

2. De melding aan de directie vindt uitsluitend elektronisch plaats via e-mail.

3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.

4. De directie bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De directie informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

5. De directie informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de directie de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwikkeling van diens melding.

Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de directie ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van het accountantskantoor garandeert medewerkers die meldingen aan de directie doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.